Inhalte Anzeigen 1) MICE-Zukunft: Planung ist nicht das halbe Leben… 1.1) …aber bestimmt ein Faktor für eine gelungene Veranstaltung… 2) Königsdisziplin: Die richtige Location Die klassische Tagung oder der Kongress waren gestern. Die neuen Veranstaltungen kommen mit so flotten Namen wie Speed Dating und Bar Camp um die Ecke. Hier…
Die klassische Tagung oder der Kongress waren gestern. Die neuen Veranstaltungen kommen mit so flotten Namen wie Speed Dating und Bar Camp um die Ecke. Hier steht die Kreativität, Information, eine interessante Location und das lockere Netzwerken im Vordergrund. Denn wir wollen unsere Zeit nicht mit starren und langweiligen Veranstaltungen verbringen, sondern uns vernetzen und unser Wissen vergrößern.
Um eine „neue“ Business-Veranstaltung zum Erfolg zu führen, sollten einige Punkte beachtet werden. Dann kann eigentlich schon nichts mehr schief gehen und die Planung kann ganz entspannt und mit einer Portion Wellnessfaktor beginnen. Vorher einfach mal folgende Fragen stellen:
Wenn ich weiß, für wen ich die Veranstaltung plane und was ich genau damit bezwecken möchte, kann genau überlegt werden, wann ich diese Veranstaltung umsetzen möchte und was ich denn brauche, um diese Veranstaltung umzusetzen: Termin, Referenten, Teilnehmerzahl, Dekoration, Rahmenprogramm, Moderatoren, Räumlichkeiten, Gastronomie, Programmablauf, Unterbringung, An- und Abreise u.v.m.
Wichtig ist dabei natürlich zu beachten, dass die Veranstaltung nicht mit anderen wichtigen Terminen aus der Branche kollidiert wie z.B. einer Messe, einer wichtigen Tagung oder einem anderen Großevent wie z.B. in München dem Oktoberfest, in Hamburg der Hafengeburtstag, vielleicht sogar den Sommerferien oder Ähnliches.
Je größer die Veranstaltung wird, desto umfangreicher wird natürlich auch die Planung. Gibt es z.B. genügend Schlafmöglichkeiten? Wie kommen die Teilnehmer zum Event-Ort (Stichwort: ICE, Flugzeug, PKW)? Gibt es ausreichend Parkplätze für die Teilnehmer, die mit dem Auto anreisen? Essenswünsche und Befindlichkeiten im Vorwege abfragen (wie z.B. Allergien, Vegetarier, Veganer, verspätete Anreise oder Abreise etc.). Gibt es in der gewählten Location die benötigte Technik oder muß noch zusätzlich technische Ausrüstung besorgt werden?
Zum Erfolg einer Veranstaltung trägt auf alle Fälle der Veranstaltungsort, die Location, bei. Die Erreichbarkeit und den Platz haben wir schon im letzten Absatz angesprochen. Doch wie steht es denn mit dem Ambiente- und Ansehen-Faktor. Wie cool und trendy ist die gewählte Location? Ist die gewählte Location vielleicht was ganz besonderes? Ist sie eventuell sogar schwer zu bekommen?
Was strahlt die Location aus? Erfolg, Kreativität und Ambiente – hat die Location das gewisse Etwas? Passt sie auch wirklich zu der Teilnehmergruppe? Passt sie auch zur Corprate Identity des Veranstalters? Will ich die Gruppe auch ausserhalb des offizillen Programms zusammenhalten, dann sollte ich vielleicht eine interessante Location, etwas Ausserhalb, buchen. So wird die Möglichkeit zum individuellen Alleingang (z.B. abends noch alleine Bars oder die Stadt unsicher machen) verringert.
Geht es um ein touristisches Barcamp, eine Schulung für Mechaniker, ein Kongress für Ärzte, ein Netzwerktreffen mit Teambuilding-Charakter oder das Vertriebs-Jahres-Meeting? Die teilnehmende Gruppe ist natürlich auch ausschlaggebend für die Wahl der Location. Denn mal Hand aufs Herz. Einen Ärztekongress in ein 3 Sternehotel zu stecken, welches eigentlich mit öffentlichen Verkehrsmitteln schwer und umständlich zu erreichen ist, macht ebenso wenig Sinn, wie die Mechaniker-Fortbildung in den 5-Sterne-Luxus-Wellnesstempel zu schicken.
Bei der Wahl der Location gilt also das Motto „Augen auf“. Denn es verbirgt sich auch nicht immer das in einem Hotel, wie es auf den ersten Blick aussieht. Ein zweiter Blick lohnt und sind wir bei der Locationwahl von den Möglichkeiten z.B. in einem Wellnesshotel überrascht, so ist es der Tagungsteilnehmer doch erst recht… und zwar mit Sicherheit ganz positiv und neugierig ist er dann sicherlich auch noch on Top.
Ein zweiter Vorteil ist, dass sich die Beigeisterung für eine ungewöhnliche und inspirierende Location später oft auf die Tagung übertragen wird. Die Veranstaltung nimmt also einen zusätzlich positiven Eindruck und Faktor mit. Und sollte neben der eigentlichen, vielleicht sogar trockenen Tagung, noch ein Rahmenprogramm gestaltet werden, sind Location wie ein Ferien-Resort oder ein Wellness-Resort mit einer besonderen Lage, oftmals bestens auf Incentive, Teambuilding etc. vorbereitet.
Wer eine Veranstaltung plant, möchte natürlich auch die Kosten dabei nicht aus den Augen verlieren. Daher bieten viele Hotels, Restaurants und Location unterschiedliche Pauschalen für die Teilnehmer an. Von der kleinen bis hin zur großen Tagungspauschale (inkl. Essen, Getränke, Tagungstechnik, Material, Parkplatz, Zimmer etc.). Einfach direkt danach in Ihrer Wunschlocation fragen und somit auf der sicheren Kostenseite sein und keine „bösen“ Überraschungen erleben. Mit der ausgesuchten Location auch ganz klar vor der Veranstaltung kommunizieren, was für die geplante Veranstaltung besonders wichtig ist, so hat auch die Location die Chance, mit Erfahrungswerten zum Gelingen der Veranstaltung beizutragen.
Und wer Tipps für „besondere“ Location für Tagungen, Seminare, Workshops, Events & Co. braucht, kann uns natürlich auch gern kontaktieren. Denn insgesamt kennen wir mittlerweile um die 300 besonderen Location in Deutschland persönlich… und wir empfehlen die Location-Highlights wirklich gern. Also keine falsche Scheu, einfach fragen… gern auch per Mail an info@spaness.de „Stichwort: Location-Tipp“.
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MICE-Zukunft: Auf der Suche nach einer Top-Veranstaltungslocation z.B. für…
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